Elektronischer Umlauf von Dokumenten (Workflow)

 

Die Führung eines Unternehmens ist heute ohne die Hilfe von Informatiksystemen nicht mehr denkbar. Von grosser Bedeutung sind dabei Informatiksysteme für den elektronischen Umlauf von Dokumenten (EUD), die es einer Firma erlauben, ihre Geschäftsprozesse auf einer ganzheitlichen Basis abzuwickeln. Das System für das Geschäftsprozess-Management EUD ist ein komplexes, modernes, elastisches und sicheres Informatiksystem von grosser Funktionalität, das den elektronischen Umlauf von Dokumenten sowie deren Verwaltung ermöglicht.

EUD ist eine ganzheitliche Lösung für das Geschäftsprozess-Management und in letzter Konsequenz auch eine Gesamtdokumentation des Unternehmens – und das sowohl für den elektronischen Umlauf von Dokumenten als auch für den Scan von Computern und deren Archivierung in elektronischer Form. EUD ist ein Serversystem, zu dem die Benutzer über eine Internet-Suchmaschine Zugang erhalten. Es nutzt die Plattform Microsoft Sharepoint, das sich auf den Weltmärkten zunehmender Beliebtheit erfreut.

Die Einführung des elektronischen Umlaufs von Dokumenten (Workflow) zieht fast sofortige Geschäftserfolge nach sich und erlaubt die schnelle Rückgewinnung der investierten Gelder. Zu den wichtigsten Vorteilen gehört:
– Senkung der Betriebskosten des Unternehmens
– Verringerung des Arbeitsaufwandes und Optimierung der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse durch Automatisierung und Standardisierung des elektronischen Umlaufs von Dokumenten
– Koordination des Dokumentenverkehrs
– Verwaltung und problemlose Kontrolle auch einer sehr grossen Anzahl verschiedener Dokumente des Unternehmens
– Garantiert eindeutige und fehlerlose Beschriftung der Dokumente
– Deutliche Erhöhung der Effektivität und der Arbeitsqualität der Benutzer des Systems
– Eliminierung vieler Tätigkeiten, die für den Kunden keinen Mehrwert bringen, wie z.B. die Übertragung der Arbeit «von Hand zu Hand», Warten auf die Dokumente oder Wiederholung der immergleichen Tätigkeiten bei jeder Übertragung eines Geschäftsprozesses
– Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten unabhängig vom Standort des Benutzers (Das System ist über eine Suchmaschine im Internet zugänglich)
– Vollkommene Sicherung der Dokumente und der im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse auf einem Server in der Firma selber oder auf einer Wolke
– Garantierter Zugang zu den entsprechenden Informationen für jeden Benutzer
– Möglichkeit einer kompletten Analyse des Dokumentenumlaufs
– Möglichkeit der Aufbewahrung und des Zuganges zu praktisch jedem Dokumententyp, der im elektronischen Dokumentenserver (Repositorium) eingebaut ist.

 

Wichtigste Elemente des angebotenen Systems sind die folgenden:
– Äusserst klare, intuitive und ergonomische Benutzerschnittstelle, die über eine Internetsuchmaschine zugänglich ist und mit der Schnittstelle von Windows
Systemen kompatibel ist
– Vollständiges Benutzerprofil: Bildschirmgestaltung, Sprachversionen, dynamische usw. Standardansichten
– Möglichkeit der Abbildung praktisch aller Geschäftsprozesse
– Möglichkeit, sowohl eingescannte Originaldokumente als auch elektronische Ordner in Umlauf zu setzen
– Dynamischer Kalender, der verschiedene Aufgabentypen, Stellvertretungen in der Belegschaft, Deadline-Termine berücksichtigt und über diese per elektronische Post Hinweise verschickt
– Vollständiger Schutz des Systems und seiner Funktionen durch Chiffrierung der gespeicherten Dateien
– Vollständige analytische Benutzerschnittstelle, welche die Mehrebenenstatistik der Arbeit der Benutzer sowie der in Umlauf gesetzten Dokumente berücksichtigt
– Möglichkeit, ein Dokument im elektronischen Umlauf zu finden und den ganzen Umlauf zu verfolgen
– Volltextsuche von Dokumenten
– Versionsverwaltung von Prozessen und Dokumenten
– Möglichkeit einer Integration mit vielen ERP-Systemen und Systemen der Finanzbuchhaltung

 
 
 
 

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